Sut i alluogi Nodiadau AI mewn Teams

Ateb byr: Mae Nodiadau AI mewn Teams yn gweithio orau pan fydd gweinyddwyr yn galluogi'r polisïau Copilot a thrawsgrifio cywir yn gyntaf, yna mae trefnwyr yn troi'r Hwylusydd ymlaen neu'n defnyddio Recap mewn cyfarfodydd a gefnogir. Pan nad yw trwyddedu, trawsgrifio, neu fath cyfarfod wedi'i osod yn gywir, efallai na fydd nodiadau'n ymddangos neu gallant fod yn anghyflawn.

Prif bethau i'w cymryd:

Rheolaeth weinyddol: Gwiriwch bolisïau cyfarfodydd Teams cyn disgwyl i Nodiadau AI ymddangos.

Gwirio trwydded: Paru nodweddion yr Hwylusydd, Crynodeb, a Copilot â'r hawl gywir.

Gofyniad trawsgrifio: Galluogi a rhedeg trawsgrifio pan fydd nodiadau AI ar ôl cyfarfod yn bwysig.

Trefnu cyfarfodydd: Defnyddiwch gyfarfodydd wedi'u hamserlennu a'u cefnogi gydag agendâu clir i wella allbynnau.

Adolygiad dynol: Gwiriwch enwau, penderfyniadau, terfynau amser, a manylion sensitif cyn rhannu nodiadau.

1. Beth Mae Nodiadau AI mewn Teams yn ei Olygu 🤖

Cyn mynd i mewn i Sut i alluogi Nodiadau AI mewn Teams, mae angen i chi wahanu tair nodwedd debyg eu golwg:

• Nodiadau a gynhyrchwyd gan AI yn ystod y cyfarfod - fel arfer yn cael eu pweru trwy Hwylusydd mewn cyfarfodydd Teams.

• Nodiadau AI yn Recap - nodiadau a thasgau dilynol a ddangosir ar ôl cyfarfod neu ddigwyddiad.

• Nodiadau cyfarfod Copilot - nodiadau a gynhyrchwyd trwy Microsoft 365 Copilot o'r profiad sgwrsio neu grynhoi cyfarfod.

Gall yr Hwylusydd gynhyrchu nodiadau AI amser real, crynhoi penderfyniadau allweddol, dogfennu cwestiynau agored, ateb cwestiynau mewn sgwrs cyfarfod, a helpu i reoli tasgau. Dywed Microsoft fod angen trwydded Microsoft 365 Copilot i ychwanegu'r Hwylusydd at gyfarfod neu ei droi ymlaen yn ystod cyfarfod, er y gall cyfranogwyr mewnol mewn cyfarfodydd weld y diweddariadau byw unwaith y bydd yn rhedeg.

Mae'r gwahaniaeth hwnnw'n bwysig oherwydd gallai un person ddweud “Nodiadau AI” a golygu'r panel nodiadau byw caboledig, tra bod person arall yn golygu'r tab nodiadau AI ar ôl y cyfarfod. Yr un gegin, droriau gwahanol.

2. Rhestr Wirio Gyflym Cyn i Chi Alluogi Nodiadau AI mewn Teams ✅

Dyma’r darn sych ond pwysig. Nid yw Nodiadau AI yn ymddangos yn hudol dim ond oherwydd bod rhywun wedi clicio “Ymuno.” Fel arfer, mae angen y drwydded gywir, y polisi gweinyddol cywir, trawsgrifio wedi’i alluogi, a fformat cyfarfod sy’n cefnogi’r nodwedd arnoch chi.

Gwiriwch y rhain yn gyntaf:

• Mae gan eich sefydliad Microsoft 365 Copilot ar gyfer nodiadau AI byw gan Hwyluswyr, neu Teams Premium / Copilot lle mae nodweddion Crynodeb Deallus yn cael eu defnyddio.

• Caniateir trawsgrifio gan bolisi cyfarfodydd Teams.

• Nid yw Copilot wedi'i rwystro gan bolisi gweinyddwr.

• Mae'r cyfarfod yn gyfarfod Teams wedi'i drefnu lle mae'r nodwedd yn cael ei chefnogi.

• Mae gan y trefnydd neu'r cyflwynydd ganiatâd i droi'r nodwedd AI berthnasol ymlaen.

• Mae'r cyfarfod yn ddigon hir ac wedi'i drawsgrifio os ydych chi eisiau nodiadau AI ar ôl y cyfarfod.

Microsoft yn cynnwys “Gweld nodiadau a thasgau a gynhyrchwyd gan AI o gyfarfodydd” fel gallu cyfathrebu sy'n cael ei bweru gan AI, tra bod ei ganllawiau Hwylusydd ar wahân yn dweud bod angen Microsoft 365 Copilot i ychwanegu neu droi Hwylusydd ymlaen.

Dal bach, oherwydd wrth gwrs mae un: mae nodiadau AI yn Recap ar gael ar gyfer digwyddiadau a barhaodd yn hirach na phum munud ac a drawsgrifiwyd yn Saesneg, ac mae Microsoft hefyd yn nodi y gall y fformatio amrywio yn dibynnu ar iaith y trawsgrifiad.

3. Sut i Alluogi Nodiadau AI mewn Timau fel Gweinyddwr 🛠️

I weinyddwyr, mae Sut i alluogi Nodiadau AI yn Teams yn dechrau yng nghanolfan weinyddol Teams, nid y tu mewn i'r cyfarfod ei hun. Dyma lle mae llawer o bobl yn mynd yn sownd. Maen nhw'n dal i chwilio am y botwm Nodiadau AI, ond mae'r polisi'n dweud "na" yn dawel yn y cefndir.

Y llwybr gweinyddol fel arfer yw:

1. Agorwch ganolfan weinyddol Teams.

2. Ewch i Gyfarfodydd.

3. Dewiswch bolisïau cyfarfod.

4. Dewiswch bolisi sy'n bodoli eisoes neu crëwch un newydd.

5. Dewch o hyd i'r Recordio a thrawsgrifio .

6. Lleolwch y Copilot .

7. Dewiswch un o'r opsiynau sydd ar gael:

   • Ymlaen

   • Ymlaen gyda thrawsgrifiad wedi'i gadw yn ofynnol

   • Ymlaen gyda thrawsgrifiad wedi'i gadw yn ddiofyn

   • I ffwrdd

8. Cadwch y polisi a gwnewch yn siŵr ei fod wedi'i aseinio i'r defnyddwyr cywir.

Mae canllawiau gweinyddol Microsoft yn rhestru'r gosodiadau polisi cyfarfodydd Copilot hynny ac yn egluro bod polisi trawsgrifio yn effeithio ar a all Copilot weithio yn ystod ac ar ôl cyfarfodydd.

Mae angen i chi hefyd gadarnhau bod trawsgrifio ei hun ar gael. Mae trawsgrifio Teams yn nodwedd a reolir gan bolisi, ac mae angen i'r trefnydd a'r defnyddiwr sy'n dechrau trawsgrifio fod wedi'u galluogi ar gyfer cyfarfodydd, gwe-seminarau, neu neuaddau tref i gynnwys trawsgrifiadau.

Dyma'r rhan mae pobl yn ei hepgor, yna'n beio Teams. Weithiau mae Teams yn ei haeddu. Nid bob amser, serch hynny.

4. Sut i Alluogi Nodiadau AI mewn Timau Wrth Drefnu Cyfarfod 📅

I drefnwyr cyfarfodydd, y llwybr hawsaf yw paratoi Nodiadau AI cyn i'r cyfarfod ddechrau. Mae hynny'n rhoi mwy o le i Teams ymddwyn yn braf, fel cath sydd eisoes wedi'i bwydo.

I ychwanegu Hwylusydd wrth amserlennu:

1. Agor y Calendr yn Teams.

2. Dewiswch Newydd.

3. Trowch y cyfarfod Teams .

4. Dewiswch Opsiynau.

5. Ewch i Copilot ac AI arall.

6. Gwnewch yn siŵr bod Caniatáu Cydbeilot a Hwylusydd wedi'i osod i naill ai:

   • Yn ystod y cyfarfod yn unig

   • Yn ystod ac ar ôl y cyfarfod

7. Trowch y Hwylusydd ymlaen.

8. Dewiswch Gwneud Cais.

Microsoft yn dweud mai dyma'r llwybr amserlennu, ac maen nhw hefyd yn nodi mai dim ond at gyfarfodydd wedi'u hamserlennu y gellir ychwanegu Hwylusydd, nid at gyfarfodydd sianel, cyfarfodydd ar unwaith, na galwadau Teams.

Mae gwahoddiad da i gyfarfod yn helpu hefyd. Ychwanegwch agenda syml yn y disgrifiad neu'r nodiadau cyfarfod. Gall yr hwylusydd wirio am agenda yn y gwahoddiad neu'r nodiadau cyfarfod Dolen a'i defnyddio i helpu i gadw'r drafodaeth yn drefnus. Nid hud, ond yn eithaf agos pan fydd gan eich cyfarfod ormod o eiliadau "un peth arall yn unig".

5. Sut i Droi Nodiadau AI Ymlaen Yn ystod Cyfarfod Timau Byw 🎙️

Efallai eich bod wedi anghofio ei alluogi wrth amserlennu. Mae'n digwydd. Rydych chi'n agor y cyfarfod, mae rhywun yn dweud “A all AI gymryd nodiadau?”, ac yn sydyn mae pawb yn edrych ar y trefnydd fel pe baent yn rheoli'r lleuad.

I droi Hwylusydd ymlaen yn ystod cyfarfod:

1. Ymunwch â chyfarfod y Timau.

2. Dewiswch Mwy o gamau gweithredu o reolaethau'r cyfarfod.

3. Dewiswch Troi'r Hwylusydd ymlaen.

4. Dewiswch iaith cyfarfod os yw Teams yn gofyn.

5. Arhoswch ychydig funudau i nodiadau ddechrau ymddangos.

Unwaith y bydd yr Hwylusydd ymlaen, mae'r eicon Nodiadau yn newid i ddangos bod nodiadau a gynhyrchwyd gan AI yn weithredol. Dywed Microsoft nad yw'r nodiadau'n ymddangos ar unwaith a gallant gymryd ychydig funudau oherwydd eu bod yn seiliedig ar drafodaeth a gofnodwyd yn y trawsgrifiad.

Un manylyn rôl pwysig: gall cyfranogwyr symudol weld nodiadau byw, ond dim ond trefnwyr neu gyflwynwyr sy'n defnyddio Teams ar gyfrifiadur neu'r we all droi'r Hwylusydd ymlaen neu i ffwrdd yn ystod cyfarfod.

Felly, os yw rhywun yn ymuno o ffôn mewn tacsi ac yn gofyn pam na allant ei actifadu, dyna pam efallai. Yn annifyr? Ie. Rhesymegol? Gan mwyaf.

6. Sut i Ddod o Hyd i Nodiadau AI Ar ôl Cyfarfod Teams 🔎

Ar ôl i'r cyfarfod ddod i ben, nid yw'r nodiadau'n diflannu i niwl cynhyrchiant. Fel arfer gallwch ddod o hyd iddynt o sgwrs y cyfarfod neu'r Crynodeb.

I adolygu cynnwys a gynhyrchwyd gan AI ar ôl cyfarfod:

1. Agor Sgwrs yn Teams.

2. Dewiswch sgwrs y cyfarfod.

3. Dewiswch Crynodeb ar y brig.

4. Dewiswch Nodiadau neu nodiadau AI, yn dibynnu ar y profiad a ddangosir yn eich tenant.

Dywed Microsoft y gellir cael mynediad at gynnwys a gynhyrchir gan yr Hwylusydd drwy sgwrs cyfarfod a nodiadau cyfarfod yn Recap ar ôl i'r cyfarfod ddod i ben. Mae nodiadau cyfarfod a gynhyrchir gan AI yn cael eu storio mewn tudalen Microsoft Loop, a gall cyfranogwyr cyfarfod olygu'r dudalen Loop honno cyn, yn ystod, neu ar ôl y cyfarfod.

Ar gyfer nodiadau Recap AI yn ehangach, dywed Microsoft y gall defnyddwyr weld nodiadau â llaw a nodiadau a gynhyrchwyd gan AI ynghyd â thasgau dilynol trwy ddewis nodiadau AI yn y crynodeb o'r digwyddiad, ar yr amod bod y cyfarfod yn bodloni'r gofynion trawsgrifio.

Dyma lle mae Nodiadau AI yn dod yn fwy na tric cyfarfod. Gallwch chi dynnu penderfyniadau, tasgau, cyd-destun a gollwyd, a dilyniannau heb ailchwarae'r sgwrs gyfan fel petaech chi'n ymchwilio i leoliad trosedd swyddfa fach 🕵️.

7. Tabl Cymharu: Ffyrdd o Ddefnyddio Nodiadau AI mewn Timau 📊

Dull / Nodwedd	Gorau ar gyfer	Prif ofyniad	Yr hyn a gewch	Ychydig yn annifyr
Nodiadau AI byw hwylusydd	Cyfarfodydd lle mae angen nodiadau ar bobl wrth iddyn nhw siarad	Trwydded Microsoft 365 Copilot	Nodiadau, penderfyniadau, cwestiynau, tasgau amser real	Angen math o gyfarfod â chymorth - nid yw pob cyfarfod yn gweithio
Nodiadau AI yn y Crynodeb	Dal i fyny ar ôl cyfarfod	Cyfarfod cymwys wedi'i drawsgrifio	Nodiadau, tasgau, cynnwys crynodeb	Ni fydd yn dangos os yw trawsgrifiad ar goll
Copilot “Cynhyrchu nodiadau cyfarfod”	Crynodebau cyflym ar ôl cyfarfod	Microsoft 365 Copilot	Pynciau allweddol ac eitemau gweithredu	Mae angen i chi ei wirio o hyd, wrth gwrs
Nodiadau Teams â llaw	Cyfarfodydd mewnol syml	Mynediad sylfaenol at nodiadau cyfarfod	Agenda, nodiadau, tasgau	Rhaid i rywun deipio, trasig ond gwir
Recordiad ynghyd â thrawsgrifiad	Llifau gwaith adolygu a chydymffurfiaeth	Polisi recordio/trawsgrifio wedi'i alluogi	Trawsgrifiad chwiliadwy a chyd-destun chwarae yn ôl	Gall greu cwestiynau storio a phreifatrwydd

Mae canllawiau cymorth Microsoft ar gyfer nodiadau a gynhyrchir gan Copilot yn dweud y gall defnyddwyr ddewis Copilot o'r sgwrs gyfarfod, dewis mwy o awgrymiadau, cynhyrchu nodiadau cyfarfod, eu copïo a'u gludo mewn man arall, tra hefyd yn atgoffa defnyddwyr i wirio allbwn AI oherwydd gall fod yn anghywir.

8. Y Trefniad Cyfarfod Gorau ar gyfer Nodiadau AI Gwell mewn Timau 🧠

Mae gwybod Sut i alluogi Nodiadau AI mewn Teams yn hanner y gwaith. Cael nodiadau gwerth chweil yw'r hanner arall. Mae AI yn dda o ran strwythuro, ond nid yw'n ddarllenydd meddyliau sy'n gwisgo clustffon. Mae angen mewnbynnau glân arno.

Defnyddiwch y gosodiad hwn:

• Ychwanegwch agenda glir cyn y cyfarfod.

• Dywedwch benderfyniadau yn uchel: “Penderfyniad: byddwn yn lansio’r cynllun peilot yr wythnos nesaf.”

• Neilltuwch berchnogion ar lafar: “Mae Maya yn berchen ar y dilyniant gyda chyllid.”

• Oedwch cyn newid pynciau.

• Osgowch bump o bobl yn siarad dros ei gilydd. Ie, uchelgeisiol.

• Defnyddiwch enwau’n gyson fel bod perchnogaeth tasgau’n gliriach.

• Cadwch iaith y cyfarfod yn gyson lle bo modd.

• Gwiriwch y nodiadau cyn eu rhannu'n eang.

Gall hwylusydd ganfod agendâu o'r gwahoddiad i'r cyfarfod neu nodiadau cyfarfod Dolennog, a gall helpu i olrhain pynciau'r agenda yn ystod y cyfarfod.

Tric tawel effeithiol: cyhoeddwch eich eitemau gweithredu fel petaech chi'n adrodd ar ran cynorthwyydd blinedig iawn. Nid robotig, dim ond yn glir. “Eitem weithredu: Bydd Jordan yn anfon y dec wedi'i ddiweddaru.” Mae'r math yna o frawddeg yn gwneud nodiadau AI yn llawer llai meddal.

9. Problemau Cyffredin Pan Nad yw Nodiadau AI yn Ymddangos ⚠️

Os yw Nodiadau AI ar goll yn Teams, peidiwch â thybio ar unwaith bod y nodwedd wedi torri. Efallai ei bod, ond mae yna sawl rhwystr arferol.

Mae achosion cyffredin yn cynnwys:

• Dim hawl i Copilot na Teams Premium ar gyfer y nodwedd rydych chi'n ceisio'i defnyddio.

• Copilot wedi'i analluogi ym mholisïau cyfarfodydd Teams.

• Mae trawsgrifio wedi'i analluogi ar gyfer y trefnydd neu'r person sy'n ceisio ei gychwyn.

• Mae'r cyfarfod yn rhy fyr ar gyfer nodiadau Crynodeb AI.

• Ni chafodd y cyfarfod ei drawsgrifio.

• Math o gyfarfod heb ei gefnogi, fel cyfarfod sianel ar gyfer Hwylusydd.

• Rôl anghywir, fel mynychwr yn ceisio troi'r Hwylusydd ymlaen.

• Cyfyngiadau cyfranogwyr allanol.

• Labeli sensitifrwydd neu echdynnu agenda blocio amgryptio.

Mae dogfennaeth Microsoft yn nodi bod Teams yn defnyddio trawsgrifiad digwyddiadau, data presenoldeb, a data PowerPoint Live i ddarparu nodweddion Crynodeb Deallus sy'n cael eu pweru gan AI, felly gall colli data trawsgrifiad olygu colli gwerth crynodeb AI.

Ar gyfer nodiadau byw'r Hwylusydd, cofiwch mai dim ond trefnwyr a chyflwynwyr ar gyfrifiadur neu'r we all droi'r Hwylusydd ymlaen neu i ffwrdd yn ystod y cyfarfod. Gall defnyddwyr symudol weld nodiadau byw ond ni allant actifadu'r nodwedd yn yr un ffordd.

10. Preifatrwydd, Caniatadau, a'r Rheol “Gwiriwch Hyn Os Gwelwch yn Dda” 🔐

Mae Nodiadau AI yn ddefnyddiol, ond nid stenograffydd cyfreithiol, swyddog cydymffurfio, na'ch cydweithiwr mwyaf manwl yw'r rhain. Maent yn cael eu cynhyrchu o ddata cyfarfodydd, a gallant golli cyd-destun, mynegi rhywbeth yn lletchwith, neu droi trafodaeth flêr yn grynodeb hyderus sydd ond yn bennaf yn gywir.

Mae Microsoft yn datgan bod cynnwys a gynhyrchir gan AI yn crynodeb Teams yn seiliedig ar drawsgrifiad y digwyddiad ac wedi'i bweru gan GPT a modelau AI eraill, ac y gallai fod yn anghywir, yn anghyflawn, neu'n amhriodol.

Felly mae'r rheol ymarferol yn syml:

• Adolygwch Nodiadau AI cyn eu hanfon at gleientiaid.

• Gwiriwch benderfyniadau, niferoedd, enwau a therfynau amser.

• Cadarnhewch fanylion sensitif cyn eu storio neu eu hanfon ymlaen.

• Osgowch ddibynnu ar Nodiadau AI fel yr unig gofnod ar gyfer penderfyniadau cyfreithiol, AD, ariannol, neu reoleiddiedig.

• Gwnewch yn siŵr bod y mynychwyr yn deall polisïau trawsgrifio a chrynodeb a gynhyrchir gan AI.

Mae gan Teams hefyd opsiynau cyfarfod a rheolyddion gweinyddol ar gyfer cynnwys cyfarfodydd sensitif, gan gynnwys rheolyddion sy'n gysylltiedig â chopïo, anfon ymlaen, recordiadau, trawsgrifiadau, a mewnwelediadau a gynhyrchir gan AI.

Mae ychydig o baranoia yma’n beth iach. Nid paranoia het ffoil tun, dim ond paranoia “efallai peidio â gludo’r crynodeb crai o AI i mewn i memo bwrdd heb ei ddarllen”.

11. Awgrymiadau Cyflwyno ar gyfer Gweinyddwyr a Rheolwyr Timau 🚀

Mae cyflwyno Nodiadau AI yn gweithio orau pan nad ydych chi'n troi switsh ac yn gobeithio bod pawb yn ymddwyn fel fideo hyfforddi.

Cynllun cyflwyno syml:

1. Dewiswch grŵp peilot bach.

2. Cadarnhewch drwyddedau a pholisïau.

3. Galluogi gosodiadau trawsgrifio a Copilot ar gyfer y grŵp hwnnw.

4. Creu cyfarfod prawf.

5. Rhowch gynnig ar nodiadau Hwylusydd byw.

6. Rhowch gynnig ar Crynodeb o nodiadau AI ar ôl cyfarfod.

7. Dogfennwch yr union gamau y mae eich defnyddwyr yn eu gweld.

8. Creu canllaw mewnol byr “pryd i ddefnyddio Nodiadau AI”.

9. Cynnwys nodyn atgoffa preifatrwydd.

10. Gofynnwch i bobl beth wnaeth eu drysu, oherwydd byddan nhw'n dweud wrthych chi. Yn uchel.

Y rheswm dros gynllun peilot yw y gall profiadau Teams amrywio yn seiliedig ar drwyddedu, polisïau gweinyddol, math o gyfarfod, fersiwn y cleient, a gosodiadau sefydliadol. Nid un botwm coch mawr mohono. Mae'n debycach i ddrôr yn llawn botymau, rhai wedi'u labelu'n well nag eraill.

12. Ateb Cyflym: Sut i Alluogi Nodiadau AI mewn Timau 🏁

Dyma'r fersiwn gryno o Sut i alluogi Nodiadau AI mewn Teams:

Ar gyfer gweinyddwyr:

• Ewch i ganolfan weinyddol Teams.

• Agored > Polisïau cyfarfodydd.

• Yn Recordio a thrawsgrifio , galluogwch y polisi Copilot cywir

• Gwnewch yn siŵr bod trawsgrifio yn cael ei ganiatáu.

• Neilltuwch y polisi i'r defnyddwyr cywir.

I drefnwyr:

• Creu cyfarfod Teams wedi'i drefnu.

• Agorwch Opsiynau > Cyd-beilot a deallusrwydd artiffisial arall.

• Gosodwch Caniatáu Cyd-beilot a Hwylusydd i opsiwn wedi'i alluogi.

• Trowch yr Hwylusydd.

• Cymhwyso'r gosodiad.

Yn ystod y cyfarfod:

• Dewiswch Mwy o gamau gweithredu.

• Dewiswch Troi'r Hwylusydd ymlaen.

• Arhoswch ychydig funudau i nodiadau a gynhyrchwyd gan AI ymddangos.

Ar ôl y cyfarfod:

• Agorwch sgwrs y cyfarfod.

• Ewch i Crynodeb.

• Dewiswch Nodiadau neu nodiadau AI.

Dyna'r fersiwn lân. Mae'r fersiwn ymarferol yn cynnwys gwirio trwyddedau, polisïau, trawsgrifio, rolau, ac a yw Teams yn cael un o'r dyddiau hynny.

Meddyliau Cloi 💬

sut i alluogi Nodiadau AI mewn Teams yn anodd ar ôl i'r darnau gael eu trefnu, ond mae'n hawdd drysu'r darnau. Mae gweinyddwyr yn rheoli'r gatiau polisi. Mae trefnwyr yn rheoli sefydlu cyfarfodydd. Gall cyflwynwyr a threfnwyr actifadu Hwylusydd mewn cyfarfodydd â chymorth. Mae trawsgrifio yn rhoi rhywbeth i'r AI weithio ohono. Crynodeb yw lle mae'r cyfarfod yn dod yn chwiliadwy, yn sgimadwy, ac - yn ddelfrydol - yn llai o gors cof.

Y drefniant gorau yw syml: galluogi'r polisïau cywir, troi trawsgrifio ymlaen, trefnu'r cyfarfod yn iawn, defnyddio Hwylusydd pan fydd nodiadau byw yn bwysig, ac adolygu'r allbwn cyn ei drin fel gwirionedd wedi'i gerfio mewn tabledi carreg 🪨. Mae Nodiadau AI yn ddefnyddiol iawn, ond maent yn dal i fod yn nodiadau o beiriant yn gwrando ar fodau dynol yn torri ar draws ei gilydd. Felly ie, defnyddiwch nhw. Cadwch un ael ychydig yn uwch.

Enghraifft o'r byd go iawn: Defnyddio Nodiadau AI ar gyfer cyfarfod prosiect cleient wythnosol 🧾

Senario

Dychmygwch asiantaeth we fach yn cynnal cyfarfod Teams wythnosol 45 munud gyda chleient. Mae'r un problemau'n codi'n gyson: mae penderfyniadau'n cael eu claddu yn y sgwrs, mae eitemau gweithredu'n cael eu hanner cofio, ac mae rhywun yn treulio 20-30 munud ar ôl pob cyfarfod yn troi nodiadau dryslyd yn ddiweddariad i gleient.

Mae hwn yn senario enghreifftiol ffuglennol ond realistig. Mae'r asiantaeth yn defnyddio Nodiadau AI yn Teams i greu drafft cyntaf o nodiadau'r cyfarfod, yna mae rheolwr prosiect yn adolygu'r allbwn cyn i unrhyw beth fynd at y cleient. Mae'r rhan olaf honno'n bwysig. Mae'r AI yn helpu gyda'r gwaith gweinyddol, nid yn disodli'r bod dynol sy'n deall y prosiect.

Mae'r cyfarfod wedi'i drefnu yn Teams, mae trawsgrifio wedi'i alluogi, ac mae'r Hwylusydd wedi'i droi ymlaen cyn i'r alwad ddechrau. Mae hynny'n cyd-fynd â phrif bwynt yr erthygl: Mae Nodiadau AI yn gweithio orau pan fydd trwyddedu, polisi cyfarfod, trawsgrifio, a sefydlu cyfarfod i gyd wedi'u halinio yn gyntaf.

Beth sydd ei angen ar y cynorthwyydd

Ar gyfer y drefniant hwn, mae'r trefnydd yn paratoi:

Cyfarfod Teams wedi'i drefnu, nid galwad ad hoc gyflym.

Agenda fer yn y gwahoddiad i'r cyfarfod.

Trawsgrifio wedi'i alluogi ar gyfer y cyfarfod.

Hwylusydd wedi'i droi ymlaen cyn i'r cyfarfod ddechrau.

Rheolwr prosiect wedi'i neilltuo i adolygu'r nodiadau AI.

Rhestr wirio adolygu syml ar gyfer enwau, dyddiadau, costau, terfynau amser a phenderfyniadau cleientiaid.

Gallai agenda dda edrych fel hyn:

Agenda:

Adolygu danfoniadau'r wythnos diwethaf.

Cadarnhewch newidiadau i gopi'r dudalen gartref.

Penderfynwch a ddylid cadw neu ddileu'r fideo tudalen brisio.

Neilltuo perchnogion ar gyfer tasgau lansio.

Cadarnhewch ddyddiad yr adolygiad nesaf.

Mae hynny'n rhoi mwy o strwythur i'r AI na gwahoddiad amwys i "dal i fyny â'r prosiect". Mae hefyd yn helpu'r bodau dynol i aros ychydig yn llai gwasgaredig, sydd bob amser yn fonws.

Cyfarwyddyd enghreifftiol

Ar ddechrau'r cyfarfod, gall y trefnydd ddweud rhywbeth fel:

“Rydym yn defnyddio nodiadau a gynhyrchwyd gan AI heddiw i gofnodi penderfyniadau ac eitemau gweithredu. Nodwch benderfyniadau’n glir, cynnwys enw’r perchennog ar gyfer pob tasg, a nodwch derfynau amser lle bo modd. Byddwn yn adolygu’r nodiadau cyn eu rhannu ar ôl y cyfarfod.”

Yn ystod y cyfarfod, gall y rheolwr prosiect wneud eitemau gweithredu yn amlwg:

“Penderfyniad: rydym yn cadw’r fideo tudalen brisio ar gyfer y lansiad.”

“Eitem gweithredu: Bydd Priya yn anfon copi diwygiedig yr hafan erbyn dydd Iau am 3pm.”

“Eitem gweithredu: Bydd Mark yn gwirio a yw’r tagiau dadansoddeg yn tanio’n gywir cyn dydd Gwener.”

Efallai y bydd hyn yn teimlo braidd yn ffurfiol i ddechrau, ond mae'n rhoi bachau clir i'r AI weithio gyda nhw. Mae trafodaeth amwys yn mynd i mewn, mae nodiadau amwys yn dod allan. Mae penderfyniadau clir yn mynd i mewn, mae nodiadau ymarferol yn dod allan.

Sut i'w brofi

Cynhaliwch brawf bach o dri chyfarfod cyn ei gyflwyno ar draws y tîm.

Cyfarfod 1: Defnyddiwch nodiadau llaw arferol yn unig.

Cyfarfod 2: Defnyddiwch Nodiadau AI, ond heb agenda strwythuredig.

Cyfarfod 3: Defnyddiwch Nodiadau AI gydag agenda glir a fformat eitemau gweithredu llafar.

Ar ôl pob cyfarfod, gwiriwch:

Pa mor hir mae'n ei gymryd i gynhyrchu'r nodiadau terfynol sy'n barod i'r cleient.

Faint o eitemau gweithredu sydd angen eu cywiro.

A yw terfynau amser yn cael eu cofnodi'n gywir.

A yw'r perchennog cywir ynghlwm wrth bob tasg.

A yw'r crynodeb yn cynnwys unrhyw beth na chytunwyd arno.

Dylai'r adolygydd gymharu'r nodiadau AI yn erbyn y trawsgrifiad cyn anfon unrhyw beth yn allanol. Mae hyn yn arbennig o bwysig ar gyfer arian, amserlenni, geiriad cyfreithiol, cymeradwyaethau, neu ymrwymiadau cleientiaid.

Canlyniad

Canlyniad darluniadol, yn seiliedig ar amseru tri chyfarfod prosiect sampl 45 munud:

Nodiadau â llaw yn unig: 28 munud i gynhyrchu diweddariad glân i'r cleient.

Nodiadau AI heb agenda glir: 17 munud i adolygu a glanhau'r nodiadau.

Nodiadau AI gydag agenda ac eitemau gweithredu llafar clir: 9 munud i adolygu ac anfon y diweddariad terfynol.

Amcangyfrifir bod hynny'n arbed tua 19 munud fesul cyfarfod o'i gymharu â'r broses â llaw. Ar draws pedwar cyfarfod cleientiaid wythnosol y mis, byddai hynny'n arbed tua 76 munud y mis i un rheolwr prosiect.

Mae'r gwiriad ansawdd yr un mor bwysig â'r arbed amser. Yn yr enghraifft brawf hon, cipiodd y fersiwn Nodiadau AI strwythuredig 8 allan o 9 eitem gweithredu yn gywir. Yr un gwall oedd dyddiad cau yr oedd angen ei gywiro gan ddyn. Dyna'n union pam y dylid trin Nodiadau AI fel drafft cyntaf cryf, nid y ffynhonnell wirionedd derfynol.

Beth all fynd o'i le

Y methiant mwyaf cyffredin yw lleferydd amwys. Os bydd rhywun yn dweud, “Gadewch i ni ddatrys hynny yr wythnos nesaf,” efallai na fydd y deallusrwydd artiffisial yn gwybod pwy sy'n berchen ar “hynny” neu beth mae “wythnos nesaf” yn ei olygu.

Mae risgiau eraill yn cynnwys:

Tasg yn cael ei neilltuo i'r person anghywir.

Awgrym meddal yn cael ei ysgrifennu fel penderfyniad cadarn.

Dyddiad cau yn cael ei fethu neu ei gamglywed.

Manylion sensitif cleientiaid yn ymddangos mewn nodiadau sy'n cael eu rhannu'n rhy eang.

Nid yw'r trawsgrifiad ar gael, sy'n gwanhau'r crynodeb ar ôl y cyfarfod.

Mae'r trefnydd yn tybio bod Nodiadau AI yn gywir yn awtomatig oherwydd eu bod yn edrych yn daclus.

Mae'r ateb yn ddi-nod ond yn effeithiol: defnyddiwch restr wirio adolygu, cadarnhewch eitemau gweithredu cyn i'r cyfarfod ddod i ben, a pheidiwch ag anfon y nodiadau AI crai yn syth at y cleient.

Tecawê ymarferol

Mae Nodiadau AI mewn Teams yn gweithio orau pan fydd y cyfarfod eisoes wedi'i redeg yn dda. Ychwanegwch agenda, trowch y gosodiadau cywir ymlaen, llefarwch benderfyniadau'n glir, a gwnewch un person yn gyfrifol am adolygu. Gwnewch hynny, a gall Nodiadau AI droi cyfarfod anniben yn ddilyniant defnyddiadwy mewn munudau yn lle creu dogfen arall y mae'n rhaid i bawb ei thrafod yn ddiweddarach.

Cwestiynau Cyffredin

Sut ydw i'n galluogi Nodiadau AI mewn Teams fel gweinyddwr?

I alluogi Nodiadau AI yn Teams fel gweinyddwr, dechreuwch yng nghanolfan weinyddol Teams. Ewch i Gyfarfodydd, agorwch bolisïau Cyfarfodydd, ac adolygwch yr adran Recordio a thrawsgrifio. Gwnewch yn siŵr bod Copilot wedi'i ganiatáu a bod trawsgrifio wedi'i alluogi ar gyfer y defnyddwyr cywir. Mae angen neilltuo'r polisi hefyd i'r bobl a ddylai gael mynediad at nodiadau AI.

Pa drwyddedau sydd eu hangen arnaf ar gyfer Nodiadau AI mewn Teams?

Mae'r drwydded yn dibynnu ar y nodwedd nodiadau AI rydych chi am ei defnyddio. Fel arfer mae angen Microsoft 365 Copilot ar gyfer nodiadau byw a gynhyrchir gan AI gyda Hwylusydd. Gall nodiadau AI yn Recap ddibynnu ar fynediad Teams Premium neu Copilot. Mewn llawer o sefydliadau, dylai gweinyddwyr wirio polisïau trwyddedu a chyfarfodydd cyn tybio bod y nodwedd ar gael.

Pam nad yw Nodiadau AI yn ymddangos yn fy nghyfarfod Teams?

Efallai na fydd Nodiadau AI yn ymddangos os yw Copilot wedi'i analluogi, os yw trawsgrifio wedi'i rwystro, neu os nad yw'r math o gyfarfod yn cael ei gefnogi. Efallai hefyd fod y cyfarfod yn rhy fyr, heb ei drawsgrifio, neu os nad oes ganddo'r caniatâd trefnydd cywir. Ateb cyffredin yw gwirio trwydded y defnyddiwr, polisi cyfarfodydd Teams, gosodiadau trawsgrifio, ac a oedd y cyfarfod wedi'i drefnu yn hytrach na'i gychwyn ar unwaith.

A allaf droi Nodiadau AI ymlaen yn ystod cyfarfod Teams byw?

Ydy, mewn cyfarfodydd â chymorth, gall trefnydd neu gyflwynydd droi Hwylusydd ymlaen yn ystod y cyfarfod. Fel arfer maen nhw'n gwneud hyn o Mwy o gamau gweithredu yn y rheolyddion cyfarfod, yna dewis Troi Hwylusydd ymlaen. Gall nodiadau gymryd ychydig funudau i ymddangos oherwydd bod angen cynnwys trafodaeth o'r trawsgrifiad ar Teams cyn y gall gynhyrchu nodiadau defnyddiol.

Ble mae dod o hyd i Nodiadau AI ar ôl cyfarfod Teams?

Ar ôl y cyfarfod, agorwch y sgwrs gyfarfod yn Teams a dewiswch Crynodeb. Yn dibynnu ar eich gosodiad, efallai y byddwch yn gweld Nodiadau neu nodiadau AI. Gall nodiadau a gynhyrchwyd gan hwylusydd hefyd ymddangos trwy sgwrs cyfarfod a nodiadau cyfarfod. Fel arfer, mae nodiadau AI ar ôl cyfarfod yn gweithio orau pan gafodd y cyfarfod ei drawsgrifio ac yn bodloni gofynion y nodwedd.

Beth yw'r gwahaniaeth rhwng nodiadau cyfarfodydd yr Hwylusydd, Crynodeb, a Copilot?

Mae Hwylusydd yn bennaf ar gyfer nodiadau byw a gynhyrchir gan AI yn ystod cyfarfod. Crynodeb yw lle mae defnyddwyr yn adolygu nodiadau, tasgau a chynnwys cyfarfodydd wedi hynny. Cynhyrchir nodiadau cyfarfod Copilot trwy brofiad Copilot o sgwrs neu grynodeb cyfarfod. Maent yn gorgyffwrdd, ond nid ydynt yn union yr un nodwedd, felly gall gofynion sefydlu amrywio.

A oes angen trawsgrifio cyfarfodydd Teams er mwyn i nodiadau AI weithio?

Mewn llawer o lif gwaith nodiadau AI Teams, mae trawsgrifio yn hanfodol oherwydd ei fod yn rhoi rhywbeth i'r AI ei ddadansoddi. Mae nodiadau AI yn dibynnu'n arbennig ar argaeledd trawsgrifiadau a chymhwysedd cyfarfodydd. Dylai gweinyddwyr gadarnhau bod trawsgrifio yn cael ei ganiatáu mewn polisïau cyfarfodydd, a dylai trefnwyr sicrhau bod y cyfarfod yn cael ei drawsgrifio pan fydd angen nodiadau ar ôl y cyfarfod arnynt.

Pwy all droi Hwylusydd ymlaen ar gyfer Nodiadau AI mewn Teams?

Fel arfer, gall trefnwyr neu gyflwynwyr droi’r Hwylusydd ymlaen gan ddefnyddio Teams ar gyfrifiadur personol neu’r we. Efallai y bydd defnyddwyr symudol yn gallu gweld nodiadau byw, ond efallai na fyddant yn gallu actifadu’r Hwylusydd eu hunain. Mae’r gwahaniaeth rôl hwn yn aml yn egluro pam mae un cyfranogwr yn gweld yr opsiwn nodiadau tra na all person arall ei alluogi.

Sut alla i gael nodiadau cyfarfod gwell a gynhyrchwyd gan AI yn Teams?

Defnyddiwch agenda glir, dywedwch benderfyniadau yn uchel, a neilltuwch eitemau gweithredu yn glir wrth enw. Osgowch bobl yn siarad dros ei gilydd lle bo modd, a chadwch iaith y cyfarfod yn gyson. Mae nodiadau AI yn gweithio orau pan fydd gan y cyfarfod strwythur. Mae hefyd yn helpu i adolygu'r nodiadau cyn eu rhannu'n eang.

A yw Nodiadau AI mewn Teams yn ddigon dibynadwy i'w rhannu?

Mae Nodiadau AI yn ddefnyddiol, ond dylid eu gwirio o hyd cyn eu rhannu, yn enwedig gyda chleientiaid neu arweinyddiaeth. Adolygwch enwau, rhifau, penderfyniadau, terfynau amser, a manylion sensitif. Rheol ymarferol yr erthygl yw trin nodiadau AI fel drafft defnyddiol, nid cofnod cyfreithiol neu gydymffurfio perffaith. Mae adolygiad dynol yn dal yn bwysig.

Cyfeiriadau

1. Cymorth Microsoft - Hwylusydd mewn cyfarfodydd Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Gosodiadau polisi cyfarfodydd Copilot - learn.microsoft.com

Dewch o hyd i'r AI Diweddaraf yn y Siop Swyddogol ar gyfer Cynorthwywyr AI

Amdanom Ni